Bei der Urlaubsplanung werden sämtliche Quellen zur Inspiration und Information für die Urlaubsdestination und deren Unterkunftsmöglichkeiten genutzt. Bis hin zur finalen Buchung durchläuft der potenzielle Gast einen Prozess der aktivierenden und informierenden Kommunikation.
In der Phase der aktivierenden Kommunikation suchen UrlaubsinteressentInnen gezielt nach Information und Inspiration, sobald sie auf ein Land, eine Region oder ein Ort aufmerksam geworden sind. Diese Aufmerksamkeit gewinnen Destinationen durch Werbe- und Marketingmaßnahmen, wie beispielsweise Banner- und Plakatwerbung, Kino-/TV- Beiträge oder Virtual-Reality-Maßnahmen. Daneben spielen auch Empfehlungen von Freunden, Bekannten und Verwandten sowie Erfahrungswerte von zum Beispiel Reisebüros eine wichtige Rolle. Die Entscheidung für die engere Auswahl von Urlaubszielen beruht auf persönlichen Motiven und individuellen Erwartungshaltungen und Wertevorstellungen.
Nach der Phase der aktivierenden Kommunikation befinden sich UrlaubsinteressentInnen in der Phase der informierenden Kommunikation. Zu diesem Zeitpunkt steht ein konkreter Plan für den Urlaub fest. Zum Beispiel „eine Woche Skiurlaub in Obertauern“ oder „ein Wochenende in Berchtesgaden“. Der potenzielle Gast informiert sich jetzt deutlich detaillierter und konkret über die gewünschte Region, Unterkunftsmöglichkeiten und Aktivitäten. In diesem Schritt spielen laut einer Studie (statista) Printmaßnahmen wie das Gastgebermagazin eine wichtige Rolle. Rund ein Drittel aller Deutschen nutzt demnach Prospekte, Flyer und Kataloge, um sich zu informieren und inspirieren. Tourismusregionen sollten daher unbedingt sicherstellen, dass alle Kanäle der Kommunikation bespielt werden. Sowohl online also auch auf dem klassischen Weg der Printmedien etwa durch ein Gastgebermagazin.
